1. Rekisterinpitäjä              

Opetus- ja kulttuuriministeriö
Kirjaamon käyntiosoite: Ritarikatu 2 b, Helsinki
Postiosoite: PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO
Sähköpostiosoite: kirjaamo.okm@gov.fi
Puh. 0295 16001 (keskus)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Opetus- ja kulttuuriministeriön tietosuojavastaava
Sähköpostiosoite: okmtietosuojavastaava@gov.fi
Postiosoite: Opetus- ja kulttuuriministeriö, PL 29, 00023 VALTIONEUVOSTO

3. Rekisterin nimi

Vipunen-palvelun palautteenantaja-, yhteyshenkilö- ja uutiskirjeen tilaajarekisteri

4. Mitä tietoja keräämme ja mistä lähteistä?

Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että henkilö tilaa Vipunen-uutiskirjeen, on yhteydessä palveluun liittyen Vipusen palaute-sähköpostilistan kautta tai on muuten mukana palvelun ohjaamisessa ja kehittämisessä.

Henkilötiedot kerätään käyttäjältä itseltään Vipunen-uutiskirjeen tilauksen yhteydessä, henkilön lähettäessä palautetta Vipusen palaute-sähköpostilistalle tai henkilön ilmoittautuessa yhteyshenkilöksi palveluun liittyvissä asioissa.

Käyttäjän antamina tietoina keräämme:

• Yhteystiedot, kuten nimi ja sähköpostiosoite.
• Organisaatioon, asemaan tai nimikkeeseen liittyvä tieto.

5. Mihin käyttötarkoitukseen tietoja kerätään?

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• Palvelun tuottamiseen, kehittämiseen ja käyttäjätukeen.
• Asiakassuhteiden hoitamiseen ja mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttamiseen.
  
• Vipusen palveluista, tapahtumista ja ajankohtaisista sisällöistä viestimiseen.
  
• Käyttäjien tietojen sekä kirjautumis- ja käyttölokitietojen hallintaan, käyttäjätilastointiin ja palvelun käytössä tarvittavien evästeiden hallintaan.
• Palvelun käyttöön ja kehittämiseen liittyvään tilastointiin, analytiikkaan ja hallintaan.

6. Luovutammeko henkilötietojasi?

Käyttäjän tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle, ellei käyttäjä itse hyväksy palvelun käytön yhteydessä valittujen tietojensa siirtoa palveluntuottajalle. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.

7. Henkilötietojen käsittelijät

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy ja sen alihankkijat (sopimukseen perustuen: palvelun kehitys, ylläpito ja säilytys)

8. Mitä teemme suojataksemme henkilötiedot?    

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ne tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

9. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, huomioiden soveltavan lainsäädännön. Huolehdimme, etteivät henkilötiedot ole käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä. Oikaisemme ja hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on lain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet. Sinulla on myös oikeus vaatia virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.

11. Kehen voit olla yhteydessä?

Rekisterinpitäjänä toimii opetus- ja kulttuuriministeriö. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kohdassa (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Muutokset tähän selosteeseen esitetään päivättyinä. Merkittävistä muutoksista informoimme sinua sähköpostilla tai ilmoituksella Vipunen-palvelussa.

Tietosuojaseloste julkaistu/päivitetty 14.1.2021.

Henkilötietojen käsittely Vipunen-palvelun raporteissa

Vipunen-palvelua tuotetaan henkilötietojen suojauksen periaatteet ja vaatimukset huomioiden.

Vipusessa käsitellään henkilötietoja ja niiden pohjalta muodostettavat tilastot toteutetaan siten, ettei kenenkään yksityisyys vaarannu. Henkilöitä (tilastoyksiköitä) koskevia tietoja ei julkaista tunnistettavassa muodossa.

Vipusesta ei luovuteta henkilöitä tai asuntokuntia koskevia taulukkotietoja muuten kuin tunnistamattomassa muodossa, vaikka tiedot olisivat saatavilla muista lähteistä tunnistettavassa muodossa.

Tietojen suojauksen päämenetelmät

Palvelussa käytetään tietojen suojauksen päämenetelminä kynnysarvon huomiointia (lähtökohtaisesti 5 tilastoyksikköä) sekä muuttujien määrän rajaamista. Osalle raporteista on tehty tietosuojaus. Suojatulla raportilla henkilöitä koskevat lukumäärät 1-4 näytetään arvona "1-4" ja neljää suuremmat lukumäärät pyöristetään lähimpään kolmella jaolliseen lukuun. Myös prosenttiosuudet lasketaan suojatuilla lukumäärillä. Jokaisen raportin omalta raporttiselitteeltä on mahdollisuus tarkastaa onko raportilla käytetty tietosuojausta.

Tietojen suojauksesta löytyy lisätietoa myös Tilastokeskuksen sivuilta.